Kokoelmapolitiikka on asiakirja, johon on kuvailtu valokuvakokoelman historia ja nykytilanne sekä tavoitteet kokoelman hallinnasta, hoidosta ja käytöstä tulevaisuudessa.
Suomen valokuvataiteen museon kokoelmapolitiikka
0. Johdanto
Tämä asiakirja sisältää Suomen valokuvataiteen museon kokoelmapolitiikan periaatteet.
Muita museon toimintaa ohjaavia asiakirjoja ovat Suomen valokuvataiteen museon säännöt, Valtakunnallista erikoismuseotoimintaa ohjaava Museoviraston kanssa laadittu nelivuotissuunnitelma vuosille 2019-2022 ja vuosittaista toimintaa ohjaava toimintasuunnitelma. Museo noudattaa ICOMin museotyön eettisiä sääntöjä.
Kokoelmapolitiikassa viitataan prosessikuvauksiin ja ohjeisiin, jotka täydentävät tätä asiakirjaa. Liitedokumentteja päivitetään, täydennetään ja laajennetaan kokoelmatoiminnan jatkuvan kehittämisen yhteydessä. Liiteasiakirjat yhdessä työprosessien kirjallisten kuvauksien kanssa täydentävät valmistuessaan ohjesääntöjen sarjan.
Suomen valokuvataiteen museon kokoelmapolitiikka on kirjoitettu museon johtajan ja henkilökunnan yhteistyönä. Sen ensimmäistä versiota laadittaessa on soveltuvin osin hyödynnetty Valtion taidemuseon kokoelmapoliittisen ohjelman runkoa.
Asiakirja on hyväksytty Suomen valokuvataiteen museon säätiön hallituksessa 29.05.2007. Asiakirja on päivitetty kesäkuussa 2019.
1. MUSEON KOKOELMIEN PROFIILI JA PAINOPISTEET
1.1. Suomen valokuvataiteen museon identiteetti
Suomen valokuvataiteen museon säätiö ylläpitää museota suomalaisen valokuvataiteen ja valokuvakulttuurin edistäjänä ja vaalijana. Kokoelmatoiminnassa tämä näkyy neljänä pääperiaatteena: 1. Vaalimme valokuvan kulttuuriperinnön monipuolista säilymistä. 2. Kokoelmatoiminnan lähtökohtana pidämme valokuvaajan teoksia ja tuotantoa sekä valokuvakulttuurin ilmiöitä. 3. Erikoismuseon tehtäviä varten kehitämme jatkuvasti valokuvakokoelmien hoitoon, hallintaan ja käyttöön tutkivaa työtapaa. 4. Edistämme kokoelmatyötämme kansainvälisessä yhteistyössä. 5. Kokoelmatyössä keskeinen tavoitteemme on kokoelman monipuolisen saavutettavuuden edistäminen ja uusien tulkintojen mahdollistaminen.
Valokuvataiteen museossa risteävät taidemuseon ja kulttuurihistoriallisen museon toimintatavat, koska valokuvat liittyvät sekä taiteen että median ja arjen kuvastoihin. Valokuvauksessa valokuvataide ja valokuvakulttuuri ovat jatkuvassa vuorovaikutuksessa.
Valokuvalle on ominaista monimuotoisuus, jota tuodaan esille kokoelmissa. Toinen merkittävä piirre on valokuvakulttuurin keskeinen asema yhteiskunnassa. Valokuva muodostaa tärkeän osan visuaalista ympäristöämme. Siksi museon valokuvataiteen ja valokuvakulttuurin monipuolinen kokoelma on keskeinen osa kansallista kulttuuriperintöämme. Kokoelmat muodostuvat sekä valokuvaajien valikoiduista teoksista että laajoista valokuva-arkistoista.
Museo toimii valokuvataiteen ja -kulttuurin valtakunnallisena erikoismuseona tehtävänään edistää valokuva-alan erikoismuseotoimintaa ja valtakunnallisesti merkittävän kokoelman hoitoa, huolehtia kuva-arkistojen keskinäisestä yhteistyöstä ja kuvakokoelmiin liittyvän tiedon saatavuudesta sekä antaa asiantuntija-apua museon toimialaan liittyvissä kysymyksissä. Yhteistyökumppaneina tässä työssä ovat museolaitoksen valtakunnalliset ja alueelliset museot.
Museo tarjoaa valtakunnallisesti tietopalveluja laajasti valokuvaan liittyen, muun muassa valokuvaajista, kuvaamoista ja valokuvakokoelmista. Museo tekee monipuolista tutkimustoimintaa, johon kuuluu myös kansainvälinen yhteistyö. Tutkimuksella edistetään valokuvataiteen ja valokuvakulttuurin ilmiöiden tuntemusta ja kokoelmatyön prosesseja.
Kansainvälisenä tehtävänään museo tekee ulkomailla tunnetuksi omien kokoelmiensa lisäksi suomalaista valokuvataidetta ja -kulttuuria.
1.2. Museon perustaminen ja kokoelmien kartunnan historia
Suomen valokuvataiteen museon säätiön perustava kokous pidettiin 6.5.1969 ja säätiö merkittiin säätiörekisteriin 4.7.1969 rekisterinumerolla 1709. Taustavaikuttajina olivat Valokuvajärjestöjen Neuvottelukunta (perustettu 1968) ja siinä Suomen Kameraseurojen Liitto ry, joiden aloitteesta päätettiin perustaa Suomen valokuva-arkisto. Perustamisen yhteydessä nimi muutettiin Suomen valokuvataiteen museoksi.
Museon kokoelmien hankintaa hoitivat alkuvuosina hallitus ja kokoelmavaliokunta, joka 1969 käynnisti kokoelmatyön. Kokoelmavaliokunta pyrki löytämään suomalaisen valokuvauksen kehitykseen vaikuttaneiden valokuvaajien tuotantoa laatimalla tekijälistoja. Eri tahoilta tarjottuja lahjoituksia otettiin vastaan. Kuvakokoelmat luetteloitiin mahdollisuuksien mukaan viitekortistoina valokuvaaja- ja kuvaamokohtaisesti. Teoksia saatiin kokoelmiin 1970-luvulla lähinnä näyttelytilan käyttökorvauksina. Teosostot käynnistyivät 1980-luvun alussa kokoelmavaliokunnan ohjauksessa.
1980-luvulla pidettiin tärkeänä keskeisiksi ja nimekkäiksi katsottujen valokuvataiteilijoiden tuotannon seuraamista sekä uusien, mielenkiintoisten ja lahjakkaiden tekijöiden teosten hankkimista kokoelmiin. Minne -näyttelyn (1986) yhteydessä panostettiin ensimmäisen kerran taustatutkimukseen ja teoshankintoihin. Valokuvaajien ammattikoulutuksen myötä valokuvataiteen rooli alkoi korostua valokuvateoksien monimuotoisina hankintoina. 1990-luvulla valokuvataide asettui muun taiteen rinnalle ja valokuvauksesta tuli olennainen ilmaisukeino nykytaiteessa laajemminkin.
Kokoelmavaliokunta vastasi hankinnoista vuoteen 1983, sen jälkeen museonjohtaja, amanuenssi sekä ulkopuolinen asiantuntija yhdessä. 1990-luvulta alkaen hankinnat tekivät museojohtaja ja kokoelma-amanuenssi. Nyt hankinnoista vastaa johtaja ja valintoihin osallistuu myös kokoelmahenkilökunta. Kartuntasuunnitelman ulkopuoliset poikkeuksellisen suuret kokoelmaerät esitellään museon hallitukselle ennen varsinaista hankintapäätöstä.
1.3. Kokoelmat
Museon kokoelmien perustan muodostavat perustajien säätiölle lahjoittamat valikoitujen teoksien kokoelmat: Suomen Kameraseurojen Liitto ry:n kuva-arkiston pysyväiskokoelma, Aarne Pietisen taiteellinen jäämistö, Pro Patria 1942 -näyttelyn aineisto ja muita historiallisia kuvia, Kameralehden Suurkilpailujen 1953-1968 aineisto, Suomen Lehtikuvaajat ry:n aineisto, Suomen Mainoskuvaajat ry:n materiaali, Suomen Valokuvaajain Liitto ry:n materiaali ja Maa ponteva Pohjolan äärillä –näyttely.
Kokoelmat jakautuvat teoskokoelmaan, valokuva- ja kulttuurihistorian kokoelmaan, esinekokoelmaan, kirjastoon ja asiakirja-arkistoon. Valokuvakokoelmiin kuuluu noin 2 miljoonaa negatiivia ja valokuvavedosta, pääasiassa negatiiveja. Kartuntaluetteloon on aikavälillä 1970 – kesäkuu 2019 merkitty 3724 vastaanotettua kokoelmaluovutusta. Määrältään suurimman ryhmän muodostavat yksittäisten kuvaajien ja kuvaamojen arkistot.
Keskeiset kuvakokoelmat koostuvat valokuvataiteesta, henkilökuvista, kameraseurakuvista, lehtikuvista, luontokuvista, mainoskuvista, albumi- ja näppäilykuvista sekä muotokuvista. Museon varhaisimmat kokoelmat ovat pääsääntöisesti 1900-luvun alkuvuosikymmeneltä. 1800-luvun suomalaista aineistoa on kokoelmissa esimerkinomaisesti. Kuvaamoiden ja muotokuvan kehityksen seuranta alkaa 1900-luvun alusta. Mainos- ja tuotekuvaus on hyvin edustettuna 1950-1990-luvuilta.
Teoskokoelmat
Teoksilla tarkoitetaan taiteelliselta arvoltaan merkittäviä yksittäisiä valokuvia ja kuvasarjoja. Teoskäsitettä käytetään kokoelmatoiminnassa apuna valokuvaajan tuotannon ja museon hankintatyön jäsentämiseksi, ei tekijänoikeuskeskustelussa käytettynä juridisena terminä.
Tyypillinen teoskokoelma on tuotettu valokuvataiteen kontekstissa. Teoskokoelman tuntomerkit saattavat myös täyttyä, mikäli valokuvaaja itse on poiminut kyseisen valikoiman tuotannostaan tai se on hankittu esimerkiksi keräilijän kokoelmana. Valinnan on voinut tehdä museon oma tai ulkopuolinen tutkija tai muu asiantunteva kokoelmanmuodostaja.
Visuaalisen kulttuurin yhteiskunnallinen arvostus on historiallisesti sidoksissa aikansa keskusteluun taiteesta ja tekniikasta. Valokuvien ymmärtäminen taideteoksiksi on Suomessa suhteellisen tuore ilmiö, joka liittyy valokuvataiteen institutionaalistumiseen 1960-luvulta alkaen. Silloin luotiin valtion taidehallinto ja myös Suomen valokuvataiteen museo. Samoin säännöllinen näyttely- ja julkaisutoiminta käynnistyi. Korkeakouluopetuksen myötä kasvoi valokuvataiteilijoiden identiteetti.
Valokuvataiteilijoiden lisäksi monet muut kuvataiteilijat työskentelevät valokuvaamalla. Heidän kuviaan esitellään ja niistä keskustellaan taiteen foorumeilla, joten nämä kuvat ovat lähtökohtaisesti valokuvataiteen teoksia. Näiden teosten lisäksi on suomalaisen valokuvauksen historiassa luotu suuri joukko merkittäviä ja mielenkiintoisia kuvia, jotka erilaisissa tutkimuksen ja julkaisemisen konteksteissa voidaan mieltää taideteoksiksi, vaikka niiden tekijät eivät aikanaan itse olisi identifioituneet taiteilijoiksi.
Valokuva- ja kulttuurihistoriallinen aineisto
Valokuvahistoriallinen aineisto edustaa valokuvauksen tekniikan ja ilmaisun historiaa sekä kuvien käytön ja esitysmuotojen historiaa. Valokuvahistorian kokoelmat muodostuvat kuvaajien ja kuvaamoiden arkistokokonaisuuksista, joita täydentävät kuvauspäiväkirjat ja asiakaskortistot.
Valokuvahistoriallista arvoa saatetaan perustella esimerkiksi teknis-fyysisillä seikoilla tai kuvaajan tuotannon erityislaatuisuudella. Kulttuurihistoriallista arvoa voidaan nähdä esimerkiksi ajallensa tyypillisillä, sisällöltään erityisillä tai kansallisesti merkittävillä valokuvilla. Valokuvahistoriallisissa ja kulttuurihistoriallisissa kokoelmissa voi olla myös teoksia, vaikka tämän tyyppisiä kokoelmia ei olisi tuotettu taiteen kontekstissa vaan johonkin tiettyyn käyttöön. Tutkimuksella määritellään ja voidaan muuttaa valokuvan teosluonnetta.
Kulttuurihistoriallisella aineistolla tarkoitetaan kuva-aiheiden kulttuurista merkitystä korostavaa kuvastoa. Alun perin satunnaisia kokoelmia on aikojen kuluessa täydennetty kokonaisuuksiksi, joiden avulla on mahdollista muodostaa kokonaiskuva valokuvauksen ilmaisullisesta ja ammatillisesta kehityksestä.
Esinekokoelma, kirjasto ja asiakirja-arkisto
Valokuvien lisäksi museoon on hankittu kuvaus- ja kuvanvalmistusvälineistöä, kuvien esittämiseen, katseluun ja käyttöön liittyvää esineistöä, mainosmateriaalia, kirjallisuutta ja kuriositeetteja valokuvauksen alalta. Kirjaston aineistot koostuvat suomalaisen ja ulkomaisen valokuvauksen kirjakokoelmista, valokuvateorioita, valokuvatekniikoita ja valokuvauksen lajeja esittelevistä kirjoista, koti- ja ulkomaisten pienpainatteiden kokoelmasta sekä koti- ja ulkomaisista valokuvalehdistä.
Kirjastokokoelmaan on luetteloitu noin 18 000 niteen tiedot. Lehtinimikkeitä on kirjattu noin 916, yhteensä 230 hyllymetriä. Asiakirja-arkisto sisältää museon hallinnollisen arkiston lisäksi erilaisten valokuva-alan toimijoiden muodostamia asiakirjakokoelmia 80 hyllymetriä. AV-aineistojen kokoelma muodostuu pääasiassa valokuvahistoriallisista haastatteluista.
1.4. Originaalin käsite valokuvassa
Valokuvataiteen museon toiminta liikkuu taidemuseon ja kulttuurihistoriallisen museon rajapinnalla. Kulloisestakin kontekstista riippuen valokuvan peruskäsitteet voivat saada toisistaan poikkeavia sisältöjä. Koska valokuvan olennaisiin ominaisuuksiin kuuluu monistettavuus, erityistä huomiota saa originaalin käsite.
Valokuvan originaalilla voidaan tarkoittaa eri kuvatyyppejä eri aikoina ja erilaisissa teknisissä tuotantokonteksteissa ja esittämisyhteyksissä. Esimerkiksi lehtikuvaajille negatiivi, dia tai kuvatiedosto on originaali, ja he ovatkin järjestöjensä puheenvuoroissa ilmaisseet, etteivät halua taittajien rajaavan kuviaan. Muotokuvaajat valottavat monta negatiivia, joista valmistavat koevedoksia ja valitsevat lopulta sen, joka vedostetaan muotokuvaksi. Kun selvitetään, onko esimerkiksi tietty kokoelmaan kuuluva negatiivi vai vedos originaali asiaa pitäisikin aina kysyä sen valokuvaajalta. Jos tämä ei ole mahdollista, on päätöksen tueksi tarkasteltava kyseisen valokuvaajan tuotannon ja sen käytön historiaa.
Kun originaaliaineistosta valmistetaan museolla esimerkiksi näyttelyihin uusia vedoksia, käytetään uusien näyttelykappaleiden valmistamisessa hyväksi kaikki saatavilla oleva tieto alkuperäisen tekijän vedostamiskäsialasta ja esteettisestä ajattelusta. Tällöin huonokuntoinenkin alkuperäinen vedos auttaa uuden kappaleen valmistajaa. Vaikka nykymateriaalit väistämättä tuottavat erilaisen jäljen näyttelykuvia tehtäessä, näköisvedokseen pyrkiminen on tärkeää. Uuden näyttelyvedoksen on oltava mahdollisimman lähellä alkuperäisen teoksen ilmaisua ja fyysistä olemusta. Perustellusta syystä ja tekijänoikeuksien salliessa voidaan valmistaa myös alkuperäisestä poikkeavia näyttelyvedoksia, mutta tällöin muuntelusta on kerrottava. Negatiivin yksityiskohdat saattavat puuttua alkuperäisvedoksesta johtuen negatiivin valmistusajankohtana tarjolla olleista materiaaleista tai vedostajan taidoista, mutta pelkistäminen on saattanut olla myös selkeä esteettinen valinta. Uusilla vedoksilla on täten dokumentin luonne eikä niitä pidä sekoittaa originaaliin. Uuden vedoksen valmistustiedot dokumentoidaan ja uudet vedokset yksilöivillä jälkituotantotunnuksilla sekä kokoelmanhallintajärjestelmän kirjauksilla varmistetaan, ettei sekaantumista voi myöhemminkään tapahtua. Näyttely-yhteyksissä kerrotaan selkeästi, jos kyseessä on uusi vedos.
1900-luvun lopulta alkaen taidemarkkinoilla toimivat valokuvataiteilijat ovat tuoneet originaalin käsitteelle uuden ulottuvuuden antamalla teoksille editionumerot. Valokuvan monistettavuuteen ja sarjallisuuteen nojaavasta ajattelusta siirryttiin kohti yksittäistä objektia korostavaa teosajattelua. Rajattu editio on lupaus valokuvan ostajalle siitä, että taiteilija on sitoutunut valmistamaan kyseistä valokuvateosta vain tietyn määrän. Haasteena on originaliteetti- ja editionumeroinnin käytännön selkeyttäminen.
2. KOKOELMATOIMINTAA SÄÄTELEVÄ LAINSÄÄDÄNTÖ, ASETUKSET, OHJESÄÄNNÖT JA SOPIMUKSET
Suomen valokuvataiteen museon säätiö on 17.6.2019 hyväksynyt museolain edellyttämät toiminnan ja hallinnon säännöt. Museolain 1992/729 3§ määritellyksi valtakunnalliseksi erikoismuseoksi Suomen valokuvataiteen museo nimettiin opetusministeriön päätöksellä 1.8.1994. Erikoismuseosopimus Museoviraston kanssa allekirjoitettiin 15.10.1996.
Opetus- ja kulttuuriministeriö vahvisti 30.1.2019 museon täyttävän museolain 3 a §:ssä säädetyt valtakunnalliseksi erikoismuseoksi nimeämiselle asetetut edellytykset.
Vuoden 2005 museoasetuksen mukaan museon tulee edistää kulttuuriperintöä koskevan tiedon saatavuutta tallentamalla ja säilyttämällä aineellista ja visuaalista kulttuuriperintöä tuleville sukupolville, harjoittamalla siihen liittyvää tutkimusta, opetusta ja tiedonvälitystä sekä näyttely- ja julkaisutoimintaa.
Museon toimintaan vaikuttavat Museolain (314/2019) ja museoasetuksen lisäksi tekijänoikeuslaki (8.7.1961/404, muutettu 821/2005, 22.5.2015/607), Euroopan parlamentin ja neuvoston yleinen tietosuoja-asetus (679/2016), tietosuojalaki (5.12.2018/1050) ja julkisuuslaki (621/1999).
Kuvapalvelussa ja valokuvien kappaleiden valmistuksessa museo noudattaa tekijänoikeuslakia. Kansallisen lainsäädännön lisäksi tekijänoikeutta suojataan EU:n direktiiveillä ja kansainvälisillä sopimuksilla.
Kokoelmatoiminnan eettisenä perustana on Kansainvälinen museoneuvoston (International Council of Museums, ICOM) museotyön eettiset säännöt https://icomfinland.fi/new-page .
Kokoelmien saavutettavuuden osalta Suomen valokuvataiteen museo pyrkii noudattamaan Kulttuuria kaikille -palvelun asettamia tavoitteita http://www.kulttuuriakaikille.fi.
3. KARTUNTAPOLITIIKKA
3.1. Tutkimus ja traditio ohjaavat kartuntapolitiikkaa
Museon keskeisiä kokoelmia täydennetään ajallisten ja laadullisten jatkumoiden tavoittamiseksi. Kartuntapolitiikkaa ohjaavat tutkimus ja traditio: valokuvauksen kehityksen seuranta ja yhteistyö alan toimijoiden kanssa. Museoalan toimijoiden kanssa kartuntaa koordinoidaan suomalaisten ammatillisten museoiden Tallennus- ja kokoelmavastuunjakoverkosto TAKOssa, jossa Suomen valokuvataiteen museo toimii aktiivisesti.
Museo huolehtii siitä, että kokoelmiin hankitaan alueelliselta, kulttuuriselta ja sosiaaliselta sisällöltään sekä taidearvoltaan vaihtelevia aineistoja. Valokuva-, esine- ja arkistokokoelmia kartutetaan aktiivisesti myös vuosittain toteutettavissa nykydokumentointihankkeissa, joita toteutetaan pääasiassa TAKO-verkoston pooli 6:n (taide, oppi ja kokemus) puitteissa. Nykydokumentointihankkeiden tavoitteena on tallentaa rikkaasti valokuvakulttuurin ilmiöitä.
Kartuntapolitiikan tavoitteena on myös se, että museo voi asettaa tutkimuksen käyttöön monipuolista aineistoa ja näyttelyissään rinnastaa valokuvakulttuurien kuvastoa ja esineistöä taiteen kontekstissa tuotettuihin kuviin.
3.2. Kartuntasuunnitelma
Kokoelmien kartuntapolitiikkaa toteutetaan kirjallisen kartuntasuunnitelman mukaan. Johtaja ja kokoelmatyöntekijät muodostavat kartuntatyöryhmän. Suunnitelma kirjoitetaan ja sitä täydennetään tarkastelemalla kokoelmaluetteloa suhteessa näyttelyistä, julkaisuista ja tutkimuksesta saatavaan tietoon.
3.3. Hankintapäätökset ja sopimukset
Museon kartuntasuunnitelman mukaisesti yksittäisen hankinnan perustelut kirjataan tietokantaan. Hankintasopimukseen kirjataan aineiston tekijänoikeudet ja aineiston käytöstä sovitut asiat.
Sopimuspolitiikan lähtökohtana on julkisen palvelun edellytysten turvaaminen. Kuva-aineistot ovat osa kansallista kulttuuriperintöämme. Museo luetteloi, konservoi, digitoi ja pitkäaikaissäilyttää kokoelma-aineiston julkisin varoin ja aineiston on siksi oltava myös yhteisessä käytössä. Hankintaeriä koskevia sopimuksia laadittaessa pyritään hankkimaan aineistoon omistusoikeuden lisäksi riittävän laajat käyttöoikeudet. Käyttöoikeuksilla tarkoitetaan, että museo saa valmistaa kopioita kokoelmaan hankituista kuvista ilman erillistä rahallista korvausta tekijänoikeuksien omistajille. Museo saa käyttää valmistamiaan kopioita arkistonhallinnassa, omissa tuotteissaan ja julkaisuissaan sekä välittää kopioita kolmannelle osapuolelle. Julkaisuilla tarkoitetaan julkaisemista näyttelyssä, painotuotteissa ja julkisessa tietoverkossa. Kuvapalvelujen hinnoittelussa pyritään edistämään kokoelmien tutkimuksellista ja opetuskäyttöä.
Hankintapäätöstä tehtäessä otetaan huomioon aineiston ennustettavissa oleva elinkaari, materiaalien erityisominaisuudet sekä hoidon ja säilytysolojen vaatimukset. Teoksista valitaan kokoelmiin mahdollisimman hyväkuntoisia yksilöitä. Teoksia, joissa on runsaasti käsittelystä ja valolle altistumisesta aiheutuneita vaurioita, tai joissa on selkeitä merkkejä valmistusvaiheiden virheistä, ei hankita. Hankalasti hoidettavien tai säilytettävien teosten hankinnan pitää olla erittäin hyvin perusteltu. Museoon ei myöskään hankita aineistoa, joka aiheuttaa vaaraa ihmisille tai kokoelmien muille objekteille fyysisen, kemiallisen tai biologisen kuntonsa vuoksi.
3.4. Poistot kokoelmista
Aineistojen poistaminen museon kokoelmista edellyttää ymmärrystä kokoelmien merkityksestä ja luonteesta sekä oikeudellisesta asemasta. Kukaan museon henkilökunnasta ei voi yksin tehdä poistopäätöstä.
Suomen valokuvataiteen museo voi pysyvästi poistaa aineistoa kokoelmista siirtämällä, vaihtamalla, palauttamalla tai tuhoamalla. Poistamispäätökset, niiden perustelut, poistetun aineiston luettelo ja raportti poistamistavasta liitetään kokoelmatietokantaan.
Sellaisia kokoelmia tai kokoelmien osia, jotka on arvioitu kokoelmapolitiikassa toissijaisiksi, voidaan siirtää muihin julkisiin kokoelmiin, jotka ovat niistä kiinnostuneita.
4. KOKOELMIEN DOKUMENTOINTI JA LUETTELOINTI
4.1. Kokoelman dokumentointi
Kokoelmaeristä kootaan tietoa, joka on tarpeellista niiden ymmärtämisen, tulkinnan, käytön, dokumentoinnin ja säilytyksen kannalta. Kokoelmia koskeva tieto kirjataan tai liitetään museon tietokantaan. Dokumentoimalla ja luetteloimalla luodaan tietokantana kokoelmaluettelo, joka mahdollistaa aineiston hallinnan ja käytön sekä tarjoaa tietoa kartuntasuunnitelman pohjaksi. Dokumentoinnista ja luetteloinnista vastaavat museon kokoelmaosaston työntekijät.
Museon tiedonhallintajärjestelmässä aineistot luetteloidaan monitasoisesti ja tarvittaessa hierarkkisesti. Luetteloinnin periaatteiden ja tietokantarakenteen suunnittelussa on hyödynnetty EU-rahoitteisen SEPIA II -projektin tuloksena syntynyttä SEPIADES-suositusta. Kokoelmanhallinta on kehittynyt kortistosta Mopsi-tietokannan ja SIPI-järjestelmän kautta nykyiseen, museon tarpeiden mukaan muokattuun Filemaker-tietokantaan.
Valokuvien luetteloinnissa noudatetaan provenienssi- eli alkuperäperiaatetta: valokuva-aineisto ja valokuvakokoelmat nimetään pääsääntöisesti kokoelmanmuodostajan mukaan ja kokoelman alkuperäinen ryhmittely ja järjestys dokumentoidaan mahdollisimman tarkkaan. Näin kokoelmaluettelon tietoja tarkastelemalla on mahdollista muodostaa käsitys kokoelmanmuodostajan toiminnasta. Dokumentoimalla kokoelman tuotannon historiaa ja olosuhteita voidaan kuvien merkitys suhteuttaa aikansa muuhun tuotantoon.
Aiheenmukaisia pertinenssikokoelmia muodostetaan vain poikkeustapauksissa ja vain sellaisesta aineistosta, josta puuttuu provenienssitieto tai se on aineiston luonteen vuoksi järkevintä järjestää aiheen tai valokuvatyypin mukaan. Tarvittavat aiheenmukaiset kokonaisuudet laaditaan ryhmätasojen avulla tiedonhallintajärjestelmään.
Tavoitteena on julkaista kokoelmaluettelo kuvadokumentteineen julkisessa tietoverkossa, jossa se on saavutettavissa ajasta ja paikasta riippumatta.
4.2. Priorisoinnin eli kokoelmien keskinäisen arvottamisen periaatteet
Kokoelmaerien sisältöä ja kuntoa arvioidaan niiden kokoelmaan tulon yhteydessä. Arviointi vaikuttaa muun muassa siihen, miten pian kokonaisuus on tarkoitus selvittää ja luetteloida. Ensisijaisesti pyritään luetteloimaan kokoelmat, jotka sisältävät valokuvateoksiksi määriteltyjä objekteja. Kokoelman dokumentointia ja luettelointia voidaan kiirehtiä myös sen kunnon perusteella tai esimerkiksi tutkimus- tai näyttelyhankkeen tarpeisiin.
Arvioinnin tuloksena kokoelmaeristä tunnistetaan ja merkitään tietokantaan seuraavia kriteerejä:
Teoskokoelma (kokoelmaerä sisältää teoksia)
Valokuvahistorian kokoelma (kokoelmaerä sisältää valokuvahistoriallisesti arvokasta aineistoa)
Kulttuurihistorian kokoelma (kokoelmaerä sisältää kulttuurihistoriallisesti arvokasta aineistoa)
Voidaan siirtää muihin arkistoihin tai palauttaa luovuttajalle (kokoelmaerästä ei ole alustavasti tunnistettu museon kannalta oleellista sisältöä, mutta sillä voi olla arvoa luovuttajalle tai muille museoille)
Voidaan poistaa (kokoelmaerästä ei ole alustavasti tunnistettu museon kannalta oleellista sisältöä, eikä sitä tarvitse palauttaa lahjoittajalle, jos sitä ei liitetä museon kokoelmiin)
4.3. Kokoelmaselvitys
Kokoelmaselvityksellä tarkoitetaan hankintaerän rakennetta koskevan tiedon ja kokoelmanmuodostumisen historian hankkimista ja kirjaamista kokoelmaluetteloon.
Kokoelman kuvailun vähimmäistaso on kokoelmaselvityksen valmistuminen ja tietojen kirjaaminen luetteloon. Eri aineistoluokat (valokuvat, esineet, kirjalliset dokumentit, AV-aineisto, muut) merkitään omiksi sarjoikseen ja niiden sisällöt kuvaillaan ryhminä.
4.4. Luettelointi
Luettelointi on kokoelman objektien havainnoimisesta ja tutkimisesta tehtyjen päätelmien kirjaamista tietokantaan. Yhdistämällä huolellinen kontekstualisointi objektien kuvailuun pyritään tavoittamaan kuvaston alkuperäisiä merkityksiä ja mahdollistamaan uusien merkitysten tuottaminen. Museo kehittää yhteistyössä muiden alan toimijoiden kanssa luetteloinnissa käytettäviä luokituksia, terminologiaa ja asiasanastoja.
Valokuvat luetteloidaan yksittäisen kuvan tasolla, dokumentoidaan kirjallisesti ja valokuvaamalla. Yksittäisen kuvan kuvailusta pitäisi käydä ilmi sen valokuvaaja, kuvausaika, kuvauspaikka, teknis-fyysiset tiedot, kuvan keskeinen sisältö, ilmaisukeinot, tiedot kuvan julkistamisesta sekä provenienssista ja ulkoasusta. Suurten aineistokokonaisuuksien kohdalla, kun yksittäisten kuvien luettelointi ei olisi tarkoituksenmukaista, luettelointi kohdistuu ryhmätasoon.
Aineistoista voidaan tehdä jälkituotantoa tai esitellä sitä näyttelyssä ja julkaisuissa vasta kun se on luetteloitu.
LIITE: Valokuvan luettelointiohje
LIITE: Museoiden luettelointiohje, valokuva
4.5. Museon oman toiminnan dokumentoiminen
Museon oman työn dokumentointi ja työssä syntyneet hallinnolliset asiakirjat talletetaan museon arkistointisuunnitelman mukaisesti. Sen perusperiaatteena on toimintojen nimeämisestä syntyvä kirjallinen ja sähköinen kansiosto. Yhdenmukaisella kansioinnilla selkeytetään myös dokumenttien arkistointia. Sähköposteista säilytetään vastaavalla kansioinnilla se kirjeenvaihto ja ne asiakirjat, jotka olennaisesti kuvailevat kunkin toiminnan muodostumista ja joilla on juridista merkitystä. Toimintaa dokumentoidaan myös valokuvina.
4.6. Kuvallinen dokumentointi
Suomen valokuvataiteen museon kokoelmien kuvallisesta dokumentoinnista vastaa valokuvausosasto. Kuvallisen dokumentoinnin tarkoituksena on tuottaa teoksesta turvakopio ja käyttödia/tiedosto. Tämä jälkituotanto helpottaa museon kokoelmien saavutettavuutta tutkimus-, julkaisu- ja yleisökäytössä. Turvakopio säilytetään pitkäaikaissäilytyksessä, jotta tulevaisuudessa voitaisiin esimerkiksi rekonstruoida teos.
Valokuvausosasto dokumentoi näyttelyt sekä museon muuta toimintaa, muun muassa yleisötyötä ja tapahtumia. Valokuvausosasto osallistuu museon nykydokumentointihankkeisiin. Myös museon muut osastot tuottavat kuvallista dokumentointia.
Kokoelmien osat tai niistä yksittäiset objektit, joiden elinikä on ennakoitavissa lyhyeksi, dokumentoidaan kaikin puolin erityisen tarkkaan, jotta tarvittaessa tulevaisuudessa on mahdollista valmistaa niistä kopio tai kappale tarkoituksenmukaisella menetelmällä.
Kaikki jälkituotanto ja muu kuvallinen dokumentointi numeroidaan, liitetään tietokantaan, luetteloidaan ja tallennetaan johdonmukaisesti.
5. KOKOELMAT JA TUTKIMUSTYÖ
5.1. Tutkiva kokoelmatyö
Tutkimuksen kannalta kokoelmatyö vaatii jatkuvaa aineiston priorisointia ja tavoitteellista hankintapolitiikkaa. Dokumentointiin ja luettelointiin pohjautuvalla tutkivalla työtavalla pyritään kokoelmien merkityksen uudelleenarviointiin lukemalla sisältöä ja kontekstia ja täydentämään kokoelmatietokantaa myös näistä näkökulmista.
5.2. Perustutkimus
Kokoelmien perustutkimus on luonteeltaan tiedon kokoamista, järjestämistä, jalostamista ja eteenpäin siirtämistä. Tutkimus kytkeytyy yleensä käytännön tavoitteisiin, kuten tietokantoihin, näyttelyihin ja julkaisuihin. Suomen valokuvataiteen museossa harjoitetaan perustutkimusta kolmella alalla:
- valokuvan teknis-fyysisten ominaisuuksien tunnistusta ja määrittelyä oikeaa käsittelyä ja säilytystä painottaen,
- suomalaisten valokuvaajien ja valokuvakulttuurin toimijoiden elämäkerta-, tuotanto- ja arkistotietoja selvittäen,
- valokuvan tiedonhallinnan menetelmiä kehittäen
- valokuvakulttuurin uusia ja vanhoja ilmiöitä tunnistaen ja dokumentoiden.
Valokuvan teknis-fyysinen tutkimus tähtää kuvatyyppien ja -materiaalien tunnistukseen, säilytykseen ja turvalliseen käyttöön. Tutkimustietoa jaetaan muille valokuva-arkistoille sekä yksityishenkilöille.
Toinen perustutkimuksen linja kohdistuu maan koko valokuvaajainstituutioon, kuva-arkistokenttään ja sen hajanaiseen kokoelmatoimintaan. Museo on koonnut kuvaajien biografia-, tuotanto- ja julkaisutietoja koko toimintansa ajan painopisteenä itsenäisyyden aika erityisesti 1970-luvulta lähtien. Tutkimuksesta syntynyt ja jatkuvasti täydentyvä henkilötietokanta tarjoaa välitöntä apua tekijänoikeudellisiin kysymyksiin, helpottaa opiskelijoiden ja tutkijoiden työtä ja virittää uusia tutkimusaiheita. Tutkimus- ja julkaisuhankkeiden yhteydessä kuvaajatietokannan pohjalta syntyy myös pienoiselämäkertoja. Suomessa ennen 1950-lukua toimintansa aloittaneiden valokuvaajien ja kuvaamoiden tiedot ovat saatavana verkossa Kuka kuvasi -palvelussa.
Valokuvan muisti -tutkimushankkeessa saadut tiedot suomalaisten museoiden valokuvakokoelmista ovat esillä museon kotisivuilla luovuttajien määrittelemin rajoituksin. Tiedot suomalaisista kuvakokoelmista kattavat ammatillisesti hoidetun museo- ja arkistokentän sekä valikoiman valokuvaajien yksityisarkistoja. Muita tärkeitä tutkimusaineistoja ovat tiedot kustantajien, suurimpien lehtitalojen ja kuvatoimistojen arkistoista sekä suomalaisen valokuvan varhaiskokoelmista 1840 - 1880-luvuilta.
5.3. Tutkimusprojektit
Museo toteuttaa ja on kumppanina erilaisissa tutkimusprojekteissa tarjoten tutkijoille työtilaa, välineitä ja aineistoja. Tutkimusten tuottamaa tietoa hyödynnetään museon kokoelmatyössä. Museon omat tutkimusprojektit kohdistuvat suomalaisen valokuvakulttuurin ja -valokuvataiteen ilmiöihin.
Ulkopuoliset tutkijat saattavat hankkeissaan nostaa esiin museon kokoelmista aineistoja ja näkökulmia, jotka eivät olisi muuten saaneet erityishuomiota, ja rikastaa museon kokoelmien tuntemusta sekä museon sisällä että sen ulkopuolella. Tutkijoiden kanssa tehdään erillinen tutkimusyhteistyösopimus, jossa määritellään museon ja tutkijan vastuut ja yhteistyön ehdot.
5.4. Taiteellinen käyttö ja muut uudet tulkinnat
Museon kulttuurihistorialliset valokuva-, esine- ja asiakirjakokoelmat voivat toimia lähtökohtana uusille taideteoksille. Näitä taidehankkeita varten taiteilijoiden kanssa tehdään vastaavanlaiset sopimukset aineiston käytöstä kuin tutkijoiden kanssa.
6. SÄILYTYS, HOITO JA TURVALLISUUS
6.1. Konservointi
Suomen valokuvataiteen museon kokoelmien säilytyksestä, hoidosta ja turvallisuudesta vastaa konservointiosasto. Kokoelmien säilyttäminen tuleville sukupolville mahdollisimman hyväkuntoisina on yksi museon perustehtävistä. Valokuvamateriaalien erikoispiirteenä on erityisen suuri herkkyys kemiallisille vaurioille, ja säilymisen ehtona onkin tehokas ennaltaehkäisevä konservointi.
Ennaltaehkäisevä konservointi käsittää museon omien tilojen ja erillisten näyttelytilojen olosuhteiden kehittämisen, seurannan ja kontrolloinnin. Lisäksi ennaltaehkäisevää konservointia on kokoelmien kuntokartoitus, jonka pohjalta niille voidaan laatia konservointisuunnitelmat. Henkilökunnan koulutus ja ohjaus valokuvien ja esineiden käsittelyssä ja esille asettamisessa on myös oleellinen osa ennaltaehkäisevää konservointia.
Konservointiosasto tekee kokoelmille ja yksittäisille teoksille kuntotarkastuksen ja tarvittavat konservointitoimenpiteet ja asettaa valokuvat ja esineet asianmukaisiin säilytysmateriaaleihin ja -tiloihin. Vaurioiden, menetelmien ja materiaalien tutkimus ja analyysit ovat osa konservointia, joka tähtää toiminnan jatkuvaan kehittämiseen. Kuntotarkastuksen yhteydessä pyritään arvioimaan kokoelmien ja yksittäisten teosten elinkaarien pituudet ja niiden pohjalta määrittelemään kullekin asianmukainen esilläpito-, hoito- ja säilytysohjelma.
Konservoinnin kaikki vaiheet dokumentoidaan kirjallisesti ja tarpeen mukaan myös kuvallisesti. Dokumentit talletetaan säilytyssuunnitelman mukaisesti.
Kokoelmien säilytyksessä pyritään noudattamaan kansainvälisiä ISO-standardien suosituksia, joissa on määritelty tarkasti olosuhteet valokuvien pitkäaikaissäilytyksessä. Myös valokuvien ja esineiden käyttö esimerkiksi näyttelyissä perustuu kansainvälisiin olosuhdesuosituksiin (valon määrä, aika, suojausmateriaalit, tilat ja kalusteet).
Konservoinnissa noudatetaan konservointialan E.C.C.O. Ammatillinen ohjeisto I-III, 2005 sääntöjä.
6.2. Kuva- ja tietokantojen säilytys
Museon pääomaa ovat myös digitaaliset kuva- ja tietokannat. Niiden säilymisen turvaamiseksi museolla on säilytysstrategia, jossa on kuvailtu datan varmuuskopioinnin tiheys ja erilaiset varmistusmediat, joita säilytetään toisistaan erillään paloturvallisissa paikoissa. Tietokantojen tuotannossa vahinkojen mahdollisuus on ennakoitu ja varmuuskopioinnin tiheys riittävä, jotta ongelmien sattuessa päivittäisen työn hävikkiä ei tapahdu.
Museon hallinto-, näyttely- ja kokoelmatoiminnasta syntyviä sopimuksia ja muita kirjallisia dokumentteja säilytetään pysyvästi. Tiedostojen virheettömyys ja niiden avaamismahdollisuus myös tulevaisuudessa varmistetaan varmuuskopiointi- ja tiedonsiirtosuunnitelmalla.
LIITE: Säilytysolosuhteet Suomen valokuvataiteen museon tiloissa
6.3. Pelastussuunnitelmat
Museon työntekijöiden ja yleisön turvallisuudeksi on laadittu vuonna 2004 pelastussuunnitelma (lain 468/2003 mukainen), jonka tietoja päivitetään tarvittaessa. Suunnitelmassa on kartoitettu riskit ja pyritty varautumaan niiden varalle. Erillinen kokoelmien pelastussuunnitelma katastrofitapauksissa pitää valmistaa.
7. KOKOELMAT JA YLEISÖT
7.1. Yleiset periaatteet
Museon kokoelmia esitellään ja käytetään monipuolisesti vaihtuvissa näyttelyissä, niihin liittyvissä julkaisuissa, museon yleisötyön hankkeissa ja verkossa. Näyttelyissä, tapahtumissa, työpajoissa ja opastuksissa välitettävässä informaatiossa sekä tiedotuksessa tavoitteena on kuvien asiayhteyden, historian ja sisällön avaaminen katsojille ja katsojan omien tulkintojen rohkaiseminen. Valokuvan erikoismuseona museo välittää tietoa kokoelmiin kuuluvien teosten valmistustavoista ja valokuvan historiasta. Kokoelmien ympärillä tapahtuvan vuorovaikutuksen tarkoitus on palvella erilaisia yleisöjä niin, että osallistuminen ja elämyksien saaminen on kaikkien saavutettavissa.
Saavutettavuus koostuu erilaisista osa-alueista. Kokonaisvaltaisessa tarkastelussa huomioidaan rakennetun ympäristön esteettömyys, saavutettavuus eri aistien avulla, tiedon ja tiedotuksen saavutettavuus, taloudellinen saavutettavuus, asenteellinen saavutettavuus sekä sosiaalinen ja kulttuurinen saavutettavuus.
7.2. Kokoelmat ja näyttelyt
Kokoelmista tuotetaan säännöllisesti laajoja, tutkimuksellisia näyttelyitä, jotka voivat valottaa suomalaisen valokuvataiteen tai valokuvakulttuurin eri osa-alueita ja historiaa tai keskittyä yksittäisiin tekijöihin. Tarvittaessa koko näyttelytila on käytössä erityisen merkittävälle kokoelmapohjaiselle näyttelylle.
Kuvakulma-näyttelytilassa on aina esillä vaihtuva näyttely, jossa esitellään tiettyä osaa museon kokoelmista, ajankohtaista kokoelmiin liittyvää työtä, tutkimusta tai taide- tai yleisötyöhanketta.
Yksittäiset teokset tai teossarjat museon kokoelmista voivat olla myös osana muuta näyttelyä joko Valokuvataiteen museossa tai lainattuina muissa museoissa tai kulttuuri-instituutioissa.
Kokoelmanäyttelyiden teoskylteissä on näyttelyiden prosessinkuvailussa määritellyt vakiotiedot teoksista ja tekijöistä. Kaikki teoskyltit, salitekstit ja muu näyttelyissä jaettava informaatio tuotetaan suomeksi, ruotsiksi ja englanniksi. Näyttelyissä olevaa tekstimateriaalia pyritään kehittämään huomioimalla kävijöiden erilaiset kulttuuriset lähtökohdat.
7.3. Esilläpidon edellytykset kokoelmien säilymisen kannalta
Esilläpito edellyttää yksilöllistä kuntotarkastusta, luettelointia, konservointia ja dokumentointia. Teosten kunto vaikuttaa siihen, kuinka pitkäksi aikaa ja miten ne voidaan asettaa esille. Tarvittaessa museon kokoelmiin kuuluvista teoksista voidaan harkinnan mukaan tehdä näyttelyihin uusia kopioita, tekijänoikeuslain puitteissa. Esilläpidon edellytyksenä on myös teosten suojaaminen esimerkiksi pohjustamalla ja kehystämällä. Näyttelytilan olosuhteet ja ripustus järjestetään niin, etteivät ne aiheuta teoksille tai esineille vaurioita. Muualta lainatun aineiston käsittelyssä noudatetaan samoja periaatteita kuin kokoelma-aineiston kohdalla.
7.4. Kokoelmat ja niihin liittyvä tieto vuorovaikutuksessa yleisön kanssa
Kokoelmat ovat yleisöjä varten. Kokoelmien ja yleisön vuorovaikutus mahdollistuu muun muassa näyttelyiden, yleisötyön, julkaisujen sekä museon verkkosivujen ja sosiaalisen median kanavien kautta. Museon oman toiminnan suunnittelussa kokoelmat toimivat lähtökohtana uusille toimintamuodoille ja näkökulmille, kuten museon av- ja kuva-aineistoon tukeutuvalle podcast-sarjalle.
Museon kokoelma-aineistoa pyritään aktiivisesti tuomaan verkkoon eri alustoille. Flickr-palvelussa museo julkaisee tekijän- ja lähioikeuksiltaan vapaata kuva-aineistoa avoimen kulttuurin CC0-lisenssillä. Kuvia kaikille -verkkoalustalla julkaistut kokoelmakuvat ovat vapaasti käytettävissä opetus- ja virkistyskäyttöön.
Kokoelmia käytetään monipuolisesti yleisötyön hankkeissa, opetussisällöissä ja työpajoissa. Vuorovaikutus mahdollistaa uudet tulkinnat ja toimivat virikkeenä luovalle työskentelylle. Yleisötyön verkkohankkeissa toteutetut verkkoympäristöt, kuten esimerkiksi pelit ja oppimisalustat lisäävät kokoelman saavutettavuutta ja käyttöä.
Näyttely- ja tutkimusjulkaisut esittelevät kokoelmia esimerkiksi historian, teemojen tai taiteilijoiden kannalta. Museon verkkosivuilla kokoelmia esitellään kuvaesimerkkien ja artikkelitekstien avulla. Museon kokoelmia käytetään aktiivisesti museon sosiaalisen median viestinnässä.
Kokoelma-aineistoa käytettäessä otetaan huomioon tekijänoikeuteen sekä henkilötietosuojaan liittyvät sopimukset ja luvat.
LIITE: Suomen valokuvataiteen museon suositus teosten näyttelyvalaistuksen määrästä
LIITE: Näyttelypolitiikka Suomen valokuvataiteen museossa
8. LAINAUS- , TALLENNUS- JA SIJOITTAMISPERIAATTEET
8.1. Lyhytaikaiset lainat Suomen valokuvataiteen museosta
Jokainen lainapyyntö harkitaan erikseen. Päätöstä tehtäessä otetaan huomioon mm. teoksen kunto, näyttelypaikan olosuhteet varsinkin materiaaliltaan arkojen teosten osalta, teoksen asema Suomen valokuvataiteen museon kokoelmissa ja muut lainan kannalta olennaiset seikat.
Museo lainaa teoksia yleensä vain sellaisille museoille ja näyttelynjärjestäjille, joilla on museoammatillista henkilökuntaa. Suojattomia teoksia ei lainata, museo pohjustaa ja kehystää teokset ennen kuljetusta. Jokainen teos myös kuvataan ja sen kunto tarkastetaan ennen lainaksi antoa. Mahdolliset konservointitoimenpiteet ja suojaus tehdään lainaajan kustannuksella.
Lainapyynnöt on esitettävä kirjallisesti. Suurissa hankkeissa kirjallinen pyyntö on toimitettava puoli vuotta ennen laina-ajan alkua ja pienemmissä kolme kuukautta ennen. Suositeltavaa on, että seuraavan vuoden lainatoiveet saataisiin tietoon edellisen vuoden lokakuun loppuun mennessä. Lainoista laaditaan aina kirjallinen lainasopimus. Lainapyyntöön tulee aina liittää näyttelypaikan olosuhdeilmoitusraportti, nk. Facility Report.
Valokuvateokset ovat erityisen herkkiä sekä kemiallisesti että fyysisesti. Pitkäaikaisia lainoja ei niiden kohdalla voida hyväksyä. Museo ei lainaa kokoelmistaan tiettyjä alkuperäisteoksia, esimerkiksi suolapaperivedoksia tai autochrome-dioja. Tapauskohtaisesti, tekijänoikeuslain puitteissa ja lähtökohtaisesti asiakkaan kustannuksella teoksista voidaan valmistaa kopioita, joita on mahdollista antaa pitempiaikaiseen lainaan.
Negatiiveja tai ei-teokseksi luokiteltuja materiaaleja ei lainata ulkopuolisille tahoille kopiointia tms. käyttöä varten.
8.2. Lyhytaikaiset lainat Suomen valokuvataiteen museoon
Museo voi lainata teoksia julkisista tai yksityisistä kokoelmista tutkimusta, näyttelyä tai dokumentointia varten omistajan suostumuksella ja ehdoilla. Lainasta laaditaan aina kirjallinen lainasopimus, jossa sovitaan laina-ajasta ja ehdoista. Lainatun aineiston tekijänoikeudet on selvitettävä ja tarvittaessa laadittava erillinen sopimus teoksen kopioinnista ja esittämisestä tekijänoikeuksien omistajan kanssa.
Museo sitoutuu noudattamaan samoja periaatteita lainatun aineiston käsittelyissä kuin se noudattaa omien kokoelmiensa kohdalla. Myös lainan antajan erityistoiveita noudatetaan. On toivottavaa, että teoksen kunnosta on laadittu raportti lainan antajan toimesta jo ennen kuljetusta.
Suomen valokuvataiteen museo välttää huonokuntoisten teosten tai esineiden lainaamista. Mikäli huonokuntoinen teos kuitenkin päätetään lainata, eikä lainaava taho pysty suorittamaan konservointia vaan pyytää museota tekemään sen, teoksen pitää olla museon konservointilaitoksella riittävän ajoissa.
8.3. Pysyvä tai pitkäaikainen lainaaminen eli tallentaminen
Valokuvataiteen museo ei pääsääntöisesti ota vastaan talletuksia. Talletusten ehtona on, että niiden hoitoon ja säilyttämiseen on osoitettu riittävät resurssit. Talletuksia säilytetään kuin omia teoksia.
LIITE: Lainaustoiminnan periaatteet ja lainasopimuslomake
9. ASIAKASPALVELU
9.1. Asiakaspalvelu yleisesti
Tutkijapalveluun kuuluvat kuva- ja tietopalvelu sekä kirjastopalvelu. Tutkijoita palvellaan museon tiloissa asiakaspalveluaikoina, josta tiedotetaan mm. museon verkkosivuilla. Museo tarjoaa tekijänoikeuksien, henkilötietosuojan ja ennaltaehkäisevän konservoinnin periaatteiden puitteissa tutkijoiden, median ja muun yleisön nähtäväksi kokoelmiinsa kuuluvia aineistoja. Kokoelmiin kuuluvista valokuvista voidaan myös valmistaa digitaalisia jäljenteitä julkaisukäyttöön. Jäljenteiden käyttäjä sitoutuu kunnioittamaan käyttöä säänteleviä ohjeita ja oikeuksia ja vastaa toiminnastaan, mikäli ristiriitoja ilmenee.
9.2. Tietopalvelu
Asiakaspalvelua hoitava henkilökunta vastaavaa laajasti muun muassa valokuvauksen historiaa, valokuvan museologiaa ja kokoelmien hallinnan menetelmiä käsitteleviin kysymyksiin. Konservaattorit auttavat valokuvatyyppien historiaan ja säilytykseen liittyvissä kysymyksissä.
Tietopalvelun pääväylä on Kysy museolta -verkkopalvelu, jonka kautta esitetyt kysymykset myös mahdollisuuksien mukaan julkaistaan vastauksineen. Palvelusta on sen käyttöönoton 2011 jälkeen kehittynyt laaja tietopankki, jossa on esitetty jo yli tuhat kysymystä ja jonka kautta museo palvelee valtakunnallisesti. Kysy museolta -palvelussa, puhelimitse tai sähköpostilla esitettyihin kysymyksiin vastataan mahdollisimman nopeasti. Museon verkkosivuille on koottu runsaita, vastauksia syventäviä tietopaketteja. Osa tietopalveluista on maksullisia.
Museon kirjasto on tutkimuskirjasto eikä sieltä lainata aineistoa talon ulkopuolelle. Myös asiakirjakokoelmat ovat tutkijoiden käytettävissä mikäli niiden käyttöön ei ole asetettu rajoituksia.
Kokoelmatyöntekijät ja konservaattorit järjestävät museon toimintatapojen ja tilojen esittelyitä museoalan ammattilaisille ja museologian opiskelijoille. Muun muassa valokuva-alan, konservoinnin ja taidehistorian opiskelijaryhmiä perehdytetään mm. kirjaston ja kuva-arkistojen käyttöön ja museon kokoelmatoimintaan.
9.3. Kuvapalvelu
Kuvapalvelu pyritään toteuttamaan mahdollisimman pitkälti tietokantahauin ja digitaalisia kopioita käyttämällä, originaaliaineistoa säästäen. Originaaleja annetaan katseltavaksi vain erityisistä syistä ennalta tilattuina ja niitä näytetään tarkoitukseen varatussa katselutilassa. Julkaisukäyttöön tulevat kuvat tarjotaan ensisijaisesti kuvatiedostoina. Kuvien toimitusehdot sekä valmistamisen ja käytön hinnasto on nähtävissä museon verkkosivuilla.
Museon valokuvausosasto tuottaa kaikki asiakkaiden tilaamat jäljenteet kohtuullisen toimitusajan puitteissa. Kiireellisissä tapauksissa toimituksista peritään kiireellisyyslisä.
10. HENKILÖSTÖPOLITIIKKA
10.1. Kokoelmatyöt
Vaikuttavan kokoelmatoiminnan kivijalka on asiantunteva henkilöstö. Museo tukee henkilöstön jatkuvaa kouluttautumista, jossa tavoitteena on valokuva- ja museoalan osaamisen vahvistaminen.
Kokoelmiin liittyvät ratkaisut, kuten kartuntaa koskevat päätökset, tehdään kuukausittaisissa kokelmatyöryhmän kokouksissa. Kokoelmatyöryhmään kuuluvat konservaattorit, valokuvaaja, kokoelmaintendentti, kokoelma-amanuenssit ja museonjohtaja. Museossa noudatetaan asiantuntijuuteen perustuvaa suunnittelu- ja päättämistapaa, jonka mukaan kokoelman parhaiten tunteva henkilö esittelee asian päätöstä varten.
Valokuvia käsittelevän henkilökunnan pitää ennaltaehkäisevän konservoinnin periaatteen mukaan tuntea ja omaksua oikeat kuvien käsittelytavat, jotka eivät aiheuta riskiä kuvien säilymiselle.
Kokoelmien parissa työskentelevien pitää tuntea tekijänoikeuslain keskeiset periaatteet ja osata hankkia tarvittavat tiedot oikeuksienomistajien selvittämiseksi. Lisäksi on tunnettava henkilötieto- ja julkisuuslakien arkisto- ja museotoiminnalle asettamat vaatimukset.
Kokoelmatyö edellyttää erinomaisia tiedonhankintataitoja, lähdekriittisyyttä ja kykyä laajojen kokonaisuuksien hahmottamiseen ja haltuunottoon.
Kokoelmaselvityksen tekeminen edellyttää tekijältään, erityisesti suurempien kokoelmien ollessa kyseessä, erityistietoa valokuvakokoelmien muodostamisesta, rakenteista ja tavallisista järjestysperiaatteista.
Yksittäisten kuvien luetteloijan pitää hahmottaa luetteloitavan aineiston kulttuurinen konteksti ja valokuvan luetteloinnin erikoispiirteet. Luetteloijan tulee hallita valokuvien sanallisen kuvailun käytännöt. Hänen täytyy tuntea myös asiasanoittamisen ja luokittelun työmenetelmät.
Konservaattorina voi toimia ainoastaan alan koulutuksen saanut henkilö.
10.2. Projektityöt
Pitkäkestoisia projekteja varten laaditaan projektisuunnitelmat, joihin kirjataan tilapäisen työvoiman tarve ja tehtävän suunniteltu kesto. Määräaikaiset työsopimukset tehdään näiden suunnitelman mukaisiksi. Projekteissa työskentelevät henkilöt perehdytetään museon työskentely- ja toimintatapoihin.
Museoammatilliset harjoittelijat ovat tärkeässä osassa koulutettaessa uutta sukupolvea museoon tai sen alalle. Harjoittelijoille laaditaan harjoittelusuunnitelma, josta ilmenevät työtehtävät, työhön varattavat materiaalit ja tilat. Työllistettäviä ja työelämään tutustujia otetaan vain tehtäviin, joihin heillä on tarvittava valmius. Kaikille harjoitteluluontoisiin tehtäviin tuleville määrätään ohjaaja, jotta varmistetaan kokoelmien asianmukainen käsittely.
