Haluatko lainata Suomen valokuvataiteen museon kokoelmiin kuuluvan valokuvan esimerkiksi näyttelyyn? Tutustu museon lainaehtoihin ennen lainapyynnön lähettämistä.
Yleiset periaatteet
Tässä esitetyt periaatteet koskevat lyhytaikaisia tai tilapäisiä Suomen valokuvataiteen museon (Lainanajantaja) kokoelmaobjektien lainoja ulos museosta ulkopuolisille lainaajille (Lainaksi saaja). Suomen valokuvataiteen museo lainaa teoksia yleensä vain sellaisille museoille ja näyttelynjärjestäjille, joilla on museoammatillista henkilökuntaa. Tässä esitetyistä lainaehdoista voidaan poiketa vain kirjallisesti erikseen sopimalla.
Suomen valokuvataiteen museon kokoelmiin kuuluvia teoksia voidaan lainata tärkeisiin taiteilijoiden tai taiteilijaryhmien näyttelyihin, eri teemoja tai taiteellisia kokonaisuuksia käsitteleviin näyttelyihin ja kansallisesti tai kansainvälisesti merkittäviin ulkomaisiin näyttelyihin. Jokainen lainapyyntö harkitaan erikseen. Päätöstä tehtäessä otetaan huomioon mm. teosten kunto, näyttelyolosuhteet varsinkin materiaaliltaan arkojen teosten osalta, teoksen asema Suomen valokuvataiteen museon kokoelmissa ja muut lainan kannalta olennaiset seikat.
Lainapyynnöt
Lainapyynnöt tulee osoittaa kirjallisesti Suomen valokuvataiteen museolle suurissa näyttelyhankkeissa viimeistään kuusi kuukautta, muutoin kolme kuukautta ennen laina-ajan alkamista. Lainapyynnössä tulee ilmoittaa lainattavat teokset ja laina-aika sekä esittää selvitys näissä lainaehdoissa määritellyistä seikoista. Suomen valokuvataiteen museo voi tarvittaessa edellyttää lisäselvityksen esittämistä. Lainapyyntö voidaan käsitellä vasta sitten, kun kaikki edellytetyt selvitykset on toimitettu Suomen valokuvataiteen museolle.
Lainaehdot
Turvallisuus
Lainaksi saaja sitoutuu huolehtimaan siitä, että näyttelytila on paloturvallinen ja varustettu palohälytysjärjestelmällä ja sammuttimilla sekä että valvontahenkilökunta on tietoinen toimenpiteistä, joihin tulee ryhtyä vaaratilanteissa. Lainaksi saaja sitoutuu huolehtimaan myös riittävästä turvallisuudesta ja näyttelytilan sekä niiden tilojen valvonnasta, joissa teoksia säilytetään tai käsitellään.
Lainapyynnössä tulee esittää turvallisuusjärjestelyt sekä valvontahenkilöstö.
Näyttelytiloissa tupakointi on aina kielletty. Ilman erillistä lupaa ei näyttelytiloissa saa järjestää tarjoilua.
Vain ammattitaitoinen henkilökunta saa käsitellä taideteoksia. Mikäli käsittelytavoissa on epäselvyyksiä, auttaa niiden ratkaisemisessa Suomen valokuvataiteen museon konservaattori. Taideteoksia saa pääsääntöisesti siirtää vain pakkauksen, purkamisen ja ripustuksen aikana.
Teoksia ei saa purkaa kehyksistään tai muusta suojastaan ilman lainanantajan lupaa. Vahingon sattuessa asiasta on välittömästi ilmoitettava Suomen valokuvataiteen museoon.
Olosuhteet
Suomen valokuvataiteen museon vaatimat olosuhdearvot ovat:
Lämpötila +22C +/- 5C/24 h
Ilman suhteellinen kosteus 40 – 50 %, päivittäinen vaihtelu max. +/- 5 %
Tuloilman suodatus partikkeleista
Valo
Näyttelytiloissa tai muissa tiloissa, joissa teoksia käsitellään, ei saa olla UV-valon lähteitä.
Kuhunkin teokseen kohdistuvan valaistuksen raja-arvot määritellään erikseen aineiston mukaan Suomen valokuvataiteen museon konservaattorin kanssa.
Mainituista olosuhdearvoista poikettaessa on asiasta kirjallisesti sovittava. Suomen valokuvataiteen museo ilmoittaa erikseen, mikäli lainattavan teoksen kohdalla on noudatettava täsmällisempiä tai poikkeavia olosuhdearvoja.
Suomen valokuvataiteen museo voi edellyttää, että näyttelyolosuhteita seurataan automaattisilla mittauslaitteilla, jolloin raportit mittaustuloksista toimitetaan Suomen valokuvataiteen museon konservointiyksikköön.
Lainapyynnöstä tulee käydä ilmi tiedot lämpötilasta, ilman suhteellisesta kosteudesta ja valaistuksesta sinä vuodenaikana, jolloin teokset pidetään esillä ja tilojen UV-arvoista.
Esillepano
Teosten ripustusjärjestelmän kestävyys on varmistettava ja mahdollisia erityisohjeita on noudatettava.
Kosketusarat teokset vaativat erityisen suojauksen. Lainaksi saajan tulee valvoa, ettei yleisö koskettele teoksia.
Esilläoloaika
Suomen valokuvataiteen museon kokoelmasta lainatut fyysiset teokset voivat olla näyttelyssä esillä korkeintaan kolme kuukautta. Esilläoloajaksi lasketaan ajanjakso näyttelyn avautumispäivästä näyttelyn päättymispäivään. Mikäli näyttely joudutaan tilapäisesti sulkemaan yleisöltä, voidaan laina-aikaa pidentää, kuitenkin niin, että esilläoloaika ennen ja jälkeen tilapäisen sulkemisen ei yhteensä ylitä kolmea kuukautta. Ripustus- ja purkuaikaa ei lasketa osaksi esilläoloaikaa. Tämä aikaraja ei koske näyttelyä varten tuotettuja näyttelykopioita tai digitaalista aineistoa.
Kokonaislaina-aika, mukaan lukien kuljetus-, ripustus-, esilläolo- ja purkuajan, määritellään lainasopimuksessa.
Vakuutukset
Teokset on vakuutettava ennen kuljetusten alkamista kaikkien riskien varalta ”naulasta naulaan” siitä hetkestä, kun teokset lähtevät Suomen valokuvataiteen museosta siihen, kun ne saapuvat takaisin museoon. Suomen valokuvataiteen museo voi edellyttää vakuutusasiakirjan esittämistä museolle. Valtiontakuu hyväksytään korvaamaan normaalin vakuutuksen.
Kuljetus, pakkaus, huolinta
Teokset tulee pakata paluukuljetusta varten yhtä huolellisesti, vastaavilla materiaaleilla sekä samoihin kuljetuslaatikoihin kuin ne Suomen valokuvataiteen museosta lähtiessä pakattiin. Pakkausta ja purkua varten voidaan antaa tarkempia ohjeita.
Kuljetuksessa on käytettävä taidekuljetuksiin erikoistunutta kuljetusliikettä, ellei sovita käytettäväksi Suomen valokuvataiteen museon omaa kuljetusta. Suomen valokuvataiteen museo nimeää kuriirin saattamaan teoksia ja/tai seuraamaan näyttelyn purkua, ripustusta sekä pakkausta lainansaajan kustannuksella.
Ennen teosten lähettämistä Lainaksi saajalle Suomen valokuvataiteen museon konservointiosasto laatii niistä kuntoraportin, joka on molempia osapuolia sitova. Teokset tarkastetaan niiden tullessa Lainaksi saajalle ja lähtiessä takaisin Suomen valokuvataiteen museoon. Muutokset kuntoraportissa ilmoitettuihin tietoihin merkitään selkeästi ja niistä ilmoitetaan välittömasti SVM:lle.
Teoksia ei saa varastoida ilman Suomen valokuvataiteen museon kanssa tehtyä eri sopimusta.
Lainapyynnössä esitetään kuljetussuunnitelmat ja teosten tarkat lähtö- ja paluupäivät.
Reproduktiot ja tiedottaminen
Suomen valokuvataiteen museon Lainaksi saajalle toimittama jälkituotanto – esimerkiksi digikuvat teoksista - on oikeus julkaista vain lainasopimuksessa määritellyissä yhteyksissä, esimerkiksi näyttelyluettelossa, viestinnässä ja verkkosivuilla näyttelyn aikana. Reproduktiot on palautettava tai tuhottava näyttelyn loppumisen jälkeen. Julkaisemisen yhteydessä on mainittava teos- ja tekijätietojen lisäksi teoksen omistaja, Suomen valokuvataiteen museo.
Lainanantaja informoi lainaksi saajaa lainatun aineiston tekijän- ja lähioikeuksista.
Suomen valokuvataiteen museo on näyttelyn oheisaineiston, kuten näyttelytekstien, tekijänoikeuksien haltija ellei toisin ilmoiteta.
Teokset saadaan kuvata televisiolle näyttelystä tiedottamisen yhteydessä.
Yleisön sallitaan valokuvata näyttelyä ilman jalustaa ja salamaa yksityiskäyttöön. Kaikki muu reproduktio - videoiminen, dokumentointivalokuvaus jne. edellyttää Suomen valokuvataiteen museon kirjallista lupaa.
Lainapyynnössä on esitettävä julkaisusuunnitelmat mikäli ne ovat tiedossa ja Suomen valokuvataiteen museolle on toimitettava 3 kappaletta kaikesta julkaistusta aineistosta.
Kustannukset
Lainaksi saaja vastaa teoksen lainaan liittyvistä kustannuksista. Niihin kuuluvat mm. vakuutus, huolinta, pakkaus, teoksien tarkastus, digitointi, kuljetus, kuriirien matkat ja päivärahat sekä näyttelypaikkakohtaisesti toteutettava tiedotusaineisto. Digitaalisten kuvatiedostojen lainamaksu määritellään museon kuvapalvelun hinnastossa.
Kehyksen, jalustan tai vastaavan ja kuljetuslaatikon valmistamisesta sekä pakkaustarvikkeista laskutetaan erikseen. Paperipohjaisia teoksia ei lainata ilman kehyksiä. Lainaksi saaja vastaa kehystyskustannuksista.
Teoksen kunnostuksesta ja muista lainauksesta mahdollisesti aiheutuvista kustannuksista sovitaan myös erikseen. Lainaksi saaja vastaa kaikista näyttelyyn tai julkaisuihin liittyvistä tekijänoikeudellisista korvausvaatimuksista.
Menettely vahinkotapauksissa ja vahingonkorvausperiaatteet
Lainaksi saajan tulee ilmoittaa vahinkotapauksista tai lainaan kohdistuneista merkittävistä uhkatilanteista välittömästi lainanantajalle.
Lainaksi saaja vastaa vahinkotapauksissa niistä kustannuksista, jotka liittyvät vahingon arvioimiseen, konservointisunnitelman laatimiseen sekä teoksen konservointiin ellei vahingon tapahtumisen syynä ole Suomen valokuvataiteen museon työntekijöiden tahallinen toiminta tai törkeä huolimattomuus.
Vahinkotapauksissa Lainaksi saajan konservaattori yhdessä Suomen valokuvataiteen museon konservointiyksikön kanssa tarkastaa vahingoittuneen valokuvateoksen, arvioi tapahtuneen vahingon sekä laatii konservointisuunnitelman. Mikäli Lainaksi saajan ei ole omaa konservaattoria, Suomen valokuvataiteen museon konservointiyksikkö vastaa tarkastuksesta, arvioinnista ja konservointisuunnitelman laatimisesta yksin.
Mikäli valokuvateoksen arvo on vahingon johdosta alentunut pysyvästi eikä teoksen arvoa ole mahdollista palauttaa täysin konservoinnilla, Suomen valokuvataiteen museon konservointiyksikkö määrittelee arvonalennuksen, joka jää Lainaksi saajan maksettavaksi
